Automatiser l’onboarding RH : guide complet 2026
Un collaborateur qui arrive le premier jour et n'a ni badge, ni PC, ni accès aux outils — c'est encore la réalité dans 67% des entreprises françaises. Pourtant, l'automatisation de l'onboarding n'est plus un luxe. C'est une nécessité opérationnelle.
Dans ce guide, découvrez comment KLX ESM transforme l'intégration des nouveaux collaborateurs en un processus fluide, traçable et 100% digitalisé.
1. 📊 Le constat : l’onboarding manuel coûte cher
Chaque nouveau collaborateur génère en moyenne 23 tâches administratives réparties entre RH, IT, Services Généraux et le manager. Sans outil centralisé, c'est le chaos :
- Emails perdus entre les services
- Délais imprévisibles (badge livré J+5, PC configuré J+10)
- Aucune visibilité pour le manager
- Expérience candidat dégradée dès le premier jour
Coût estimé d'un onboarding raté : 7 000€ par collaborateur (turnover précoce, productivité perdue, image employeur).
2. ⚙️ Les 5 étapes d’un onboarding automatisé
📋 Étape 1 : Déclenchement automatique
Dès que le contrat est signé dans votre SIRH, KLX ESM déclenche automatiquement le workflow d'onboarding. Plus besoin d'email au service IT.
💻 Étape 2 : Demandes IT parallélisées
Création de compte AD, attribution du PC, accès aux applications métier — tout part en parallèle vers les bonnes équipes avec des SLA définis.
🏢 Étape 3 : Services Généraux notifiés
Badge d'accès, place de parking, bureau attribué, téléphone fixe — les Services Généraux reçoivent leurs tâches avec la date d'arrivée.
👥 Étape 4 : Manager informé en temps réel
Le manager suit l'avancement depuis son portail : "PC prêt ✅, Badge en cours ⏳, Formation planifiée ✅".
🎉 Étape 5 : Jour J = tout est prêt
Le collaborateur arrive, tout fonctionne. Il reçoit un email de bienvenue automatique avec ses accès et son planning d'intégration.
3. 📈 Comparatif : onboarding manuel vs automatisé
| Critère | Manuel | KLX ESM 🇫🇷 |
|---|---|---|
| Délai moyen | 5-10 jours | 2-3 jours |
| Visibilité manager | Aucune | Temps réel |
| Traçabilité | Emails éparpillés | Historique complet |
| Taux d’oubli | 15-20% | <2% |
| Satisfaction nouvel arrivant | 62% | 94% |
4. 💬 Témoignage client
"Avant KLX ESM, on passait 3h par nouvel arrivant à coordonner les équipes par email. Aujourd'hui, je lance le workflow en 2 clics et je suis notifié quand tout est prêt. On a divisé par 4 le temps de préparation."
— Sophie M., DRH, ETI industrielle (420 collaborateurs)
5. 🔧 Ce que KLX ESM apporte
- Workflow visuel : créez vos parcours d’onboarding en drag & drop
- SLA intégrés : alertes automatiques si une étape prend du retard
- Portail collaborateur : le nouvel arrivant suit son propre onboarding
- Intégration SIRH : déclenchement automatique depuis vos outils existants
- Reporting : temps moyen d’onboarding, taux de complétion par service
6. 🚀 Passez à l’action
L'onboarding est le premier contact d'un collaborateur avec votre organisation. Faites-en une expérience mémorable — pour les bonnes raisons.
KLX ESM est la plateforme ESM française qui unifie RH, IT et Services Généraux sur un portail unique. Souveraine, intuitive, déployable en 2 semaines.
Alternative à BMC Helix : pourquoi les PME et ETI choisissent KLX ESM
BMC, c’est puissant. Mais à quel prix ?
1. 🏢 BMC Helix : le mastodonte de l’ITSM
BMC (anciennement Remedy) est l'un des plus anciens acteurs de l'ITSM. Solution robuste, complète, conçue pour les très grandes entreprises.
Mais pour les PME et ETI, c'est souvent un marteau pour écraser une mouche.
✅ Les points forts de BMC Helix :
- 🏗️ Plateforme très complète (ITSM, ITOM, AIOps)
- 🔧 Hautement personnalisable
- 🏛️ Références grands comptes (CAC40, Fortune 500)
- 📊 Reporting avancé
❌ Les limites de BMC Helix :
- 💰 Prix prohibitif — budgets à 6-7 chiffres/an
- 🔧 Complexité extrême — nécessite consultants BMC
- ⏳ Déploiement long — 6-18 mois typiques
- 👨💻 Équipe dédiée requise — 2-5 FTE pour l’admin
- 🇺🇸 Entreprise américaine — données soumises au CLOUD Act
2. 💶 Le vrai coût de BMC Helix
| Élément | BMC Helix | KLX ESM |
|---|---|---|
| Licence annuelle | 100k€ – 1M€+ | 1 200€ – 3 000€ |
| Implémentation | 50k€ – 500k€ | Inclus (2-4 semaines) |
| Consultants BMC | 1 200€/jour | Non requis |
| Formation | 10k€+ | 2h visio incluse |
| Admin interne | 1-3 FTE | 0.1 FTE |
| Support annuel | 20% licence | Inclus |
| TOTAL Année 1 | 200k€ – 2M€ | ~2 000€ |
➡️ KLX ESM coûte 100x moins cher que BMC Helix
3. 🎯 BMC vs KLX ESM : pour qui ?
BMC Helix convient si :
- ✅ Vous êtes une multinationale (10 000+ employés)
- ✅ Vous avez un budget ITSM > 500k€/an
- ✅ Vous avez une équipe ITSM dédiée (5+ personnes)
- ✅ Vous avez besoin d’AIOps avancé
KLX ESM convient si :
- ✅ Vous êtes une PME/ETI (50-2000 employés)
- ✅ Vous voulez un ITSM pro sans le budget enterprise
- ✅ Votre équipe IT fait 2-20 personnes
- ✅ Vous voulez déployer en semaines, pas en mois
- ✅ La souveraineté des données compte
4. ⚙️ Comparatif fonctionnel
| Fonctionnalité | BMC Helix | KLX ESM |
|---|---|---|
| Ticketing | ✅ Très avancé | ✅ Complet |
| CMDB | ✅ Enterprise-grade | ✅ Inclus |
| SLA | ✅ | ✅ |
| Workflows | ✅ Très complexes | ✅ No-code |
| ITOM | ✅ | ❌ (pas le focus) |
| AIOps | ✅ | ❌ |
| ESM (RH, Achats) | ✅ | ✅ |
| Multi-tenant | ✅ | ✅ |
| Temps de déploiement | 6-18 mois | 2-4 semaines |
| Consultants requis | Oui | Non |
5. 💬 Pourquoi ils ont quitté BMC
« On payait 300k€/an pour BMC Remedy. 80% des fonctionnalités n’étaient pas utilisées. KLX ESM fait ce dont on a besoin pour 2% du prix. »
— DSI, ETI industrielle, 800 collaborateurs
« Le projet BMC a duré 14 mois et coûté 600k€ tout compris. On aurait pu déployer KLX en 1 mois et économiser 95%. »
— Responsable IT, Groupe de distribution
6. 🇫🇷 Souveraineté : BMC vs KLX
BMC Software :
- Société américaine (Houston, TX)
- Données potentiellement soumises au CLOUD Act
- Hébergement cloud : AWS/Azure
KLX ESM :
- 🇫🇷 Société française (Keolux, Lyon)
- Données hébergées en France uniquement
- RGPD natif, droit français
- Option on-premise disponible
7. 🔄 Migration BMC → KLX ESM
Pour les organisations qui veulent simplifier :
- Audit de l’instance BMC existante
- Identification des processus réellement utilisés
- Export des données (tickets, CI, utilisateurs)
- Recréation simplifiée des workflows
- Formation et accompagnement go-live
⏱️ Durée : 4-8 semaines
8. ✅ Verdict
BMC Helix reste la référence pour les très grandes entreprises avec des besoins complexes et des budgets conséquents.
Pour les PME et ETI, c'est surdimensionné et sous-exploité.
KLX ESM offre :
- ✅ 80% des fonctionnalités pour 1% du prix
- ✅ Déploiement en semaines
- ✅ Pas de consultants requis
- ✅ Souveraineté française
- ✅ Support réactif inclus
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Alternatives à GLPI : pourquoi passer à KLX ESM en 2026
GLPI a rendu de fiers services. Il est peut-être temps de passer à autre chose.
1. 📜 GLPI : 20 ans de bons et loyaux services
GLPI (Gestionnaire Libre de Parc Informatique) est une institution dans le monde de l'ITSM open source français. Gratuit, puissant, déployé dans des milliers d'organisations.
Mais en 2026, ses limites deviennent criantes.
✅ Les points forts de GLPI :
- 💶 Gratuit (open source GPL)
- 🔧 Très personnalisable (plugins)
- 🏠 On-premise total control
- 👥 Communauté francophone active
- 📊 CMDB robuste
❌ Les limites de GLPI :
- 🎨 Interface datée — UX des années 2010
- 🔧 Maintenance lourde — mises à jour, sécurité, plugins
- 👨💻 Nécessite compétences techniques — PHP, MySQL, Linux
- 📱 Pas de vraie app mobile
- 🔄 Workflows limités — automatisation basique
- 🆘 Support payant (Teclib) ou communautaire aléatoire
2. 🎨 L’UX : le fossé générationnel
Vos collaborateurs utilisent Slack, Notion, des apps mobiles modernes. Puis ils arrivent sur GLPI...
| Critère UX | GLPI | KLX ESM |
|---|---|---|
| Design | Fonctionnel, daté | Moderne, épuré |
| Courbe d’apprentissage | Élevée | Faible |
| Mobile | Responsive basique | App-like |
| Portail utilisateur | Fonctionnel | Intuitif, moderne |
| Tableaux de bord | Statiques | Interactifs, temps réel |
3. 💰 GLPI est « gratuit »… vraiment ?
Le TCO (coût total de possession) de GLPI inclut :
| Poste de coût | GLPI | KLX ESM |
|---|---|---|
| Licence | 0€ | 99€/mois |
| Hébergement serveur | 50-200€/mois | Inclus |
| Admin système | 0.2-0.5 ETP | 0 |
| Mises à jour/sécurité | Temps interne | Inclus |
| Support Teclib | 200-500€/mois | Inclus |
| Formation | Élevée | Minimale |
| TOTAL annuel (PME) | 8 000 – 20 000€ | ~1 200 – 2 400€ |
➡️ KLX ESM revient souvent moins cher que GLPI « gratuit »
4. ⚙️ Fonctionnalités : GLPI vs KLX ESM
| Fonctionnalité | GLPI | KLX ESM |
|---|---|---|
| Ticketing | ✅ Robuste | ✅ Moderne |
| CMDB/Inventaire | ✅ Excellent | ✅ Inclus |
| Gestion de parc | ✅ Point fort | ✅ |
| SLA | ✅ Basique | ✅ Avancé |
| Workflows visuels | ❌ Limité | ✅ No-code |
| Portail self-service | ✅ Basique | ✅ Moderne |
| ESM (RH, Achats) | Via plugins | ✅ Natif |
| API moderne | REST basique | GraphQL |
| SSO/LDAP | ✅ | ✅ |
| Multi-tenant | ❌ | ✅ |
| Temps de déploiement | Jours/semaines | Heures/jours |
5. 🏛️ Cas d’usage : les collectivités migrent
GLPI est omniprésent dans le secteur public. Mais de plus en plus de collectivités cherchent à évoluer.
Pourquoi elles quittent GLPI :
- 👨💻 Le technicien qui maintenait GLPI part à la retraite
- 🔧 Les mises à jour deviennent risquées (dette technique)
- 🎨 Les utilisateurs se plaignent de l’interface
- 📊 Le reporting est trop limité pour le reporting direction
Pourquoi elles choisissent KLX ESM :
- 🇫🇷 Éditeur français, support français
- 🏛️ Connaissance du secteur public
- 💶 Prix adaptés aux budgets publics
- 🔄 Migration accompagnée depuis GLPI
6. 🔄 Migration GLPI → KLX ESM
Nous avons développé des outils de migration spécifiques :
- Export GLPI — tickets, assets, utilisateurs, catégories
- Transformation — mapping des champs vers KLX ESM
- Import — données historiques préservées
- Reconfiguration — SLA, workflows, droits
- Formation — 2h pour les techniciens
⏱️ Durée typique : 1-3 semaines
📊 Données migrées : historique tickets, parc informatique, utilisateurs, fournisseurs
7. 💬 Témoignages de migration GLPI → KLX
« GLPI nous a bien servi pendant 10 ans. Mais quand notre admin système est parti, on s’est retrouvés coincés. KLX ESM nous a libérés. »
— DSI, Communauté de communes, 12 communes
« L’interface KLX a été adoptée immédiatement. Avec GLPI, on passait notre temps à former les nouveaux. »
— Responsable IT, Office HLM
« Le passage au SaaS nous a fait économiser un serveur et du temps d’administration. Et l’outil est bien meilleur. »
— Technicien informatique, Mairie
8. ✅ GLPI vs KLX ESM : le verdict
| Critère | GLPI | KLX ESM |
|---|---|---|
| Prix apparent | Gratuit ✅ | Payant |
| TCO réel | Élevé ❌ | Maîtrisé ✅ |
| Interface | Datée ❌ | Moderne ✅ |
| Maintenance | Lourde ❌ | Zéro ✅ |
| Flexibilité | Très élevée ✅ | Bonne |
| Souveraineté | On-premise ✅ | France ✅ |
KLX ESM est idéal si vous voulez :
- ✅ Garder le meilleur de GLPI (CMDB, ticketing)
- ✅ Gagner une UX moderne
- ✅ Éliminer la charge d’administration
- ✅ Rester souverain (éditeur français)
➡️ Migrer de GLPI vers KLX ESM
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Alternative à Jira Service Management : pourquoi les PME choisissent KLX ESM
Jira c’est puissant. Mais est-ce vraiment adapté à votre équipe IT ?
1. 🔍 Jira Service Management : le géant aux pieds d’argile
Jira Service Management (ex-Jira Service Desk) est la solution ITSM d'Atlassian. Puissante, flexible, intégrée à tout l'écosystème Atlassian.
Mais c'est aussi un outil pensé pour les développeurs, pas pour les équipes IT traditionnelles.
✅ Les points forts de Jira SM :
- 🔗 Intégration native avec Jira Software (dev)
- ⚙️ Extrêmement personnalisable
- 🌐 Marketplace riche (add-ons)
- 👥 Communauté massive
❌ Les limites de Jira SM :
- 🧩 Courbe d’apprentissage raide — interface complexe
- 💰 Coûts cachés — plugins payants essentiels
- 🇺🇸 Cloud Atlassian = données aux USA
- 🔧 Nécessite un admin dédié pour la configuration
- 📊 Reporting limité sans plugins ($$$)
- 🚫 Pas de CMDB natif (Assets = plugin Premium)
2. 💶 Le vrai coût de Jira Service Management
Atlassian affiche des prix attractifs... jusqu'à ce qu'on ajoute les plugins indispensables.
| Élément | Jira SM Cloud | KLX ESM |
|---|---|---|
| Base (10 agents) | 225$/mois (Premium) | 99€/mois |
| CMDB/Assets | +200$/mois (Insight) | ✅ Inclus |
| Reporting avancé | +100$/mois (plugin) | ✅ Inclus |
| Portail personnalisé | +80$/mois (plugin) | ✅ Inclus |
| SLA avancés | Inclus Premium | ✅ Inclus |
| TOTAL 10 agents | ~605$/mois | 99€/mois |
➡️ Jira SM coûte 5-6x plus cher que KLX ESM en configuration comparable
3. 🎯 Jira SM vs KLX ESM : pour qui ?
Jira Service Management convient si :
- ✅ Vos devs utilisent déjà Jira Software
- ✅ Vous avez un admin Atlassian dédié
- ✅ Vous aimez configurer pendant des semaines
- ✅ Le budget n’est pas un problème
KLX ESM convient si :
- ✅ Votre équipe IT veut un outil prêt à l’emploi
- ✅ Vous n’avez pas de développeurs à intégrer
- ✅ Vous voulez déployer en jours, pas en mois
- ✅ La souveraineté des données compte
- ✅ Vous cherchez un prix prévisible
4. ⚙️ Comparatif fonctionnel détaillé
| Fonctionnalité | Jira SM | KLX ESM |
|---|---|---|
| Ticketing | ✅ Puissant | ✅ Simple et efficace |
| SLA | ✅ Premium | ✅ Tous plans |
| Base de connaissances | Via Confluence ($) | ✅ Intégrée |
| CMDB | Insight Premium ($) | ✅ Inclus |
| Portail self-service | Basique, personnalisable via plugins | ✅ Moderne, inclus |
| Workflows | ✅ Très avancés | ✅ Visuels, no-code |
| Multi-tenant | Via organisations | ✅ Natif |
| ESM (RH, Achats…) | Via templates | ✅ Modules dédiés |
| Temps de déploiement | Semaines/mois | Jours |
| Formation requise | Élevée | Minimale |
5. 🇫🇷 Souveraineté : le point aveugle d’Atlassian
Depuis 2024, Atlassian a supprimé l'option Server. C'est Cloud ou Data Center (très cher).
Jira SM Cloud :
- Données sur infrastructure AWS (USA/UE au choix)
- Entreprise australienne, filiales US
- Soumis au CLOUD Act si clients US
- Certification SOC2, ISO 27001
KLX ESM :
- 🇫🇷 Données en France uniquement
- Société française, droit français
- RGPD natif
- Possibilité on-premise
6. 🔄 Témoignages : pourquoi ils ont quitté Jira
« On a passé 6 mois à configurer Jira SM. Résultat : nos techniciens le détestaient et retournaient sur Excel. KLX ESM a été adopté en 2 semaines. »
— Responsable IT, ESN 120 personnes
« Le coût des plugins Jira nous a fait exploser le budget. Avec KLX, tout est inclus, on maîtrise nos dépenses. »
— DSI, PME industrielle
« L’interface Jira est pensée pour les devs. Nos techniciens IT voulaient quelque chose de plus direct. »
— Directeur Technique, Collectivité
7. 🛠️ Migration Jira SM → KLX ESM
Nous proposons un accompagnement migration :
- Audit de votre instance Jira (workflows, custom fields)
- Export des données (tickets, assets, users)
- Mapping et import dans KLX ESM
- Recréation des workflows essentiels
- Formation et go-live
⏱️ Durée : 2-6 semaines selon complexité
8. ✅ Verdict
Jira Service Management est un outil puissant pour les organisations DevOps matures avec des ressources dédiées.
Pour les PME, collectivités et équipes IT "classiques", c'est souvent surdimensionné et sous-exploité.
KLX ESM offre :
- ✅ 80% des fonctionnalités pour 20% du prix
- ✅ Déploiement en jours
- ✅ Interface pensée pour l’IT, pas les devs
- ✅ Souveraineté française
- ✅ Support réactif en français
➡️ Essayer KLX ESM gratuitement
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Les meilleures alternatives à Freshservice : pourquoi KLX ESM s’impose en 2026
Comparatif complet : prix, fonctionnalités, souveraineté et simplicité
1. 🔍 Freshservice : forces et limites
Freshservice (by Freshworks) est une solution ITSM cloud populaire, notamment auprès des PME. Interface moderne, déploiement rapide, intégrations nombreuses.
✅ Les points forts de Freshservice :
- 🎨 Interface moderne et intuitive
- ⚡ Déploiement SaaS rapide
- 🔌 Nombreuses intégrations (Slack, Teams, Jira…)
- 📊 Reporting inclus
❌ Les limites de Freshservice :
- 💰 Tarification par agent qui explose avec l’équipe
- 🇺🇸 Données hébergées aux USA (CLOUD Act)
- 🌐 Support en anglais principalement
- 📈 Prix qui augmentent chaque année (+15-20%)
- 🔒 Pas de version on-premise disponible
2. 💶 Comparatif des prix : Freshservice vs KLX ESM
| Critère | Freshservice | KLX ESM |
|---|---|---|
| Modèle tarifaire | Par agent/mois | Forfait mensuel |
| Prix départ | 19$/agent/mois (Starter) | 99€/mois (tout inclus) |
| 10 agents | 490$/mois (Pro) | 99€/mois |
| 20 agents | 980$/mois | 149€/mois |
| Agents illimités | Non disponible | Option disponible |
| CMDB inclus | Plan Enterprise requis | ✅ Inclus |
| Portail self-service | ✅ | ✅ |
➡️ Économie typique : 60-80% sur 3 ans avec KLX ESM
3. 🇫🇷 La souveraineté : un critère décisif
Depuis le CLOUD Act (2018), les entreprises américaines peuvent être contraintes de fournir les données hébergées, même en Europe.
Freshservice :
- Société américaine (Freshworks Inc., CA)
- Données potentiellement accessibles aux autorités US
- Certifications : SOC2, ISO 27001
KLX ESM :
- 🇫🇷 Société française (Keolux, Lyon)
- Données hébergées en France (OVH/Scaleway)
- RGPD natif, droit français applicable
- Support 100% français
4. ⚙️ Fonctionnalités comparées
| Fonctionnalité | Freshservice | KLX ESM |
|---|---|---|
| Gestion des tickets | ✅ | ✅ |
| SLA Management | ✅ | ✅ |
| Base de connaissances | ✅ | ✅ |
| CMDB / Assets | Plan Pro+ | ✅ Inclus |
| Workflows automatisés | ✅ | ✅ |
| Portail self-service | ✅ | ✅ |
| Module RH/Achats (ESM) | ❌ | ✅ |
| API GraphQL moderne | ❌ REST | ✅ GraphQL |
| Multi-tenant natif | ❌ | ✅ |
| On-premise option | ❌ | ✅ |
5. 🎯 Pour qui KLX ESM est-il idéal ?
KLX ESM est particulièrement adapté pour :
- PME de 50-500 collaborateurs qui veulent un ITSM pro sans le prix enterprise
- Collectivités territoriales soumises aux exigences de souveraineté
- Bailleurs sociaux avec des contraintes HDS/RGPD
- SDIS et établissements publics nécessitant un hébergement français
- Entreprises ESM cherchant à étendre l’ITSM aux RH, Achats, Services Généraux
6. 💬 Ce que disent nos clients
« Après 3 ans sur Freshservice, la facture avait triplé. Avec KLX ESM, on paie un forfait fixe et on dort tranquille. »
— DSI, PME industrielle, 180 collaborateurs
« Le fait que ce soit français, avec un support réactif en français, ça change tout pour nos équipes. »
— Responsable IT, Communauté de communes
7. 🔄 Migration Freshservice → KLX ESM
Nous accompagnons la migration en 5 étapes :
- Export des données Freshservice (tickets, assets, utilisateurs)
- Import automatisé dans KLX ESM
- Configuration des workflows et SLA
- Formation des équipes (2h visio)
- Go-live avec support renforcé
⏱️ Durée moyenne : 2-4 semaines
8. ✅ Conclusion
Freshservice reste un bon outil, mais son modèle tarifaire par agent et son hébergement américain deviennent des freins pour de nombreuses entreprises européennes.
KLX ESM offre :
- ✅ Un prix prévisible et maîtrisé
- ✅ Une souveraineté totale des données
- ✅ Un support français réactif
- ✅ Des fonctionnalités ESM natives
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Comment automatiser l’onboarding RH : guide complet 2026
1. Pourquoi automatiser l’onboarding ?
L'onboarding d'un nouveau collaborateur implique en moyenne 54 tâches administratives : création de comptes, commande de matériel, signatures de documents, formations obligatoires, présentations d'équipe...
Sans automatisation, les équipes RH passent 10 à 15 heures par recrue sur des tâches répétitives. Multipliez par 50 embauches/an : c'est l'équivalent d'un mi-temps dédié à l'administratif.
L'automatisation permet de :
- Réduire le temps RH de 70% sur l’onboarding
- Éliminer les oublis (accès non créés, formations manquées)
- Améliorer l’expérience collaborateur dès le premier jour
- Standardiser le processus pour toutes les équipes
2. 📋 Les étapes clés d’un onboarding automatisé
Phase 1 : Pré-boarding (J-7 à J-1)
Avant même l'arrivée du collaborateur, le workflow déclenche automatiquement :
- 📧 Email de bienvenue avec informations pratiques
- 💻 Demande de création des accès IT (Active Directory, email, outils métier)
- 🪑 Réservation du poste de travail / commande matériel
- 📝 Envoi des documents à signer (contrat, mutuelle, règlement intérieur)
- 👥 Notification au manager et à l’équipe
Phase 2 : Jour J
- 🎯 Checklist d’accueil pour le manager
- 🔑 Remise des accès et du matériel (validée dans le système)
- 📅 Planning de la première semaine automatiquement envoyé
- ☕ Invitation déjeuner d’équipe créée
Phase 3 : Première semaine (J+1 à J+7)
- 📚 Formations obligatoires assignées automatiquement
- ✅ Validations des étapes par le manager
- 📊 Rapport d’avancement envoyé aux RH
Phase 4 : Suivi (J+30, J+90)
- 📝 Questionnaire de satisfaction automatique
- 🗓️ Rappel entretien de suivi pour le manager
- ✅ Validation fin de période d’essai
3. ⚙️ Comment configurer un flux d’onboarding email
Les emails automatiques sont le cœur de l'onboarding. Voici comment les configurer efficacement :
📧 Séquence email type
| Timing | Contenu | |
|---|---|---|
| J-7 | Bienvenue | Présentation entreprise, infos pratiques, documents à préparer |
| J-3 | Rappel documents | Relance signature documents si non complétés |
| J-1 | Infos jour J | Heure d’arrivée, accès bâtiment, contact d’accueil |
| J+1 | Récap jour 1 | Ressources utiles, contacts clés, FAQ |
| J+7 | Check-in semaine 1 | Questionnaire rapide, liens vers formations |
| J+30 | Bilan premier mois | Questionnaire satisfaction, rappel objectifs |
🔧 Variables de personnalisation
Pour des emails personnalisés automatiquement :
{{prenom}}– Prénom du collaborateur{{manager}}– Nom du manager{{equipe}}– Nom de l’équipe/service{{date_arrivee}}– Date de prise de poste{{poste}}– Intitulé du poste
4. 🔄 Automatiser les validations et approbations
Les workflows d'approbation évitent les allers-retours manuels :
| Action | Déclencheur | Approbateur | Délai |
|---|---|---|---|
| Création accès IT | Fiche onboarding créée | Manager → IT | 24h |
| Commande matériel | Accès IT validés | IT → Achats | 48h |
| Validation période essai | J+85 automatique | Manager → RH | 5 jours |
5. 🇫🇷 KLX ESM : automatiser l’onboarding sans coder
KLX ESM propose un module d'onboarding prêt à l'emploi avec :
| Fonctionnalité | KLX ESM 🇫🇷 |
|---|---|
| Workflows visuels | Éditeur drag & drop, aucun code requis |
| Templates emails | 10+ modèles prêts à personnaliser |
| Notifications auto | Email, Teams, Slack, SMS |
| Validations multi-niveaux | Chaînes d’approbation configurables |
| Portail collaborateur | Checklist interactive pour le nouvel arrivant |
| Tableau de bord RH | Suivi en temps réel de tous les onboardings |
| Intégrations | Active Directory, SIRH, outils collaboratifs |
⏱️ Mise en place rapide
Avec KLX ESM, un workflow d'onboarding complet se configure en moins d'une journée :
- Sélectionner le template « Onboarding collaborateur »
- Personnaliser les étapes selon votre processus
- Configurer les emails et notifications
- Définir les règles d’approbation
- Tester avec un cas fictif
- Déployer
6. 📊 Mesurer l’efficacité de votre onboarding
Les KPIs essentiels à suivre :
| KPI | Avant automatisation | Après automatisation |
|---|---|---|
| Temps RH par onboarding | 10-15 heures | 2-3 heures |
| Taux de complétion J+7 | 60-70% | 95%+ |
| Satisfaction nouvel arrivant | 3.2/5 | 4.5/5 |
| Time-to-productivity | 4-6 semaines | 2-3 semaines |
7. 🚀 Conclusion : passez à l’onboarding automatisé
L'automatisation de l'onboarding n'est plus un luxe réservé aux grandes entreprises. Avec les bons outils, toute PME peut :
➡️ Gagner 70% de temps sur les tâches administratives
➡️ Offrir une expérience premium aux nouveaux collaborateurs
➡️ Réduire les erreurs et les oublis à zéro
➡️ Accélérer la montée en compétences des recrues
KLX ESM vous permet de déployer un onboarding automatisé en quelques jours, sans compétences techniques, avec un accompagnement 100% français.
Prêt à transformer votre onboarding ?
Demander une démo gratuite →
Ou contactez-nous : contact@keolux.fr
KLX ESM — L'automatisation RH à la française.
ServiceNow HRSD : Pourquoi les PME cherchent des alternatives en 2026
1. Introduction : ServiceNow HRSD, pour qui ?
ServiceNow HRSD (Human Resources Service Delivery) est devenu la référence pour les grandes entreprises qui veulent digitaliser leurs processus RH. Mais à quel prix ? 💸
Entre les licences à 6 chiffres, les 12 mois d'implémentation et la dépendance aux consultants, de plus en plus de DSI et DRH se posent la question : existe-t-il une alternative HRSD plus accessible ?
Spoiler : oui. Et elle est française 🇫🇷
2. Qu’est-ce que ServiceNow HRSD exactement ?
ServiceNow HRSD est un module de la plateforme ServiceNow dédié à la gestion des services RH :
- Portail employé : demandes de congés, attestations, questions RH
- Onboarding/Offboarding : workflows automatisés pour les arrivées/départs
- Case Management : suivi des demandes RH complexes
- Knowledge Base : FAQ et documentation RH en self-service
- Intégrations : connexion aux SIRH (Workday, SAP SuccessFactors, etc.)
Sur le papier, c'est puissant. En pratique ? C'est souvent surdimensionné pour 90% des organisations.
3. 🚨 Les problèmes de ServiceNow HRSD
💰 Un coût prohibitif
| Poste | ServiceNow HRSD | Réalité terrain |
|---|---|---|
| Licence annuelle | 80-150€/employé | 100k€+ pour 1000 employés |
| Implémentation | 200-500k€ | 6-18 mois de projet |
| Maintenance | 20% du coût licence/an | Consultants obligatoires |
| Total 3 ans | 500k€ – 1M€+ | Sans compter les surprises |
🐌 Une complexité excessive
ServiceNow est une plateforme enterprise conçue pour les CAC40. Pour une PME ou ETI :
- Interface complexe qui rebute les utilisateurs
- Paramétrage nécessitant des experts certifiés
- Courbe d’apprentissage de plusieurs mois
- Fonctionnalités utilisées à 20% de leur potentiel
🔒 La dépendance vendor
Une fois sur ServiceNow, difficile d'en sortir :
- Données piégées dans un format propriétaire
- Équipes formées uniquement sur cet outil
- Coûts de migration dissuasifs
- Négociations de renouvellement déséquilibrées
4. 🇫🇷 KLX ESM : L’alternative HRSD pensée pour les PME
KLX ESM n'essaie pas de copier ServiceNow. On a pris le problème à l'envers : que veulent vraiment les équipes RH et les employés ?
✅ Ce que KLX fait (très bien)
| Fonctionnalité | KLX ESM 🇫🇷 | Bénéfice |
|---|---|---|
| Portail employé | Interface intuitive, mobile-first | Adoption immédiate |
| Onboarding automatisé | Workflows visuels no-code | RH autonomes |
| Gestion des demandes | Ticketing simple et efficace | Traçabilité totale |
| Base de connaissances | FAQ intelligente avec recherche | -60% de tickets |
| Tableaux de bord | KPIs RH en temps réel | Pilotage facilité |
💡 Ce qui change vraiment
Déploiement en 2-4 semaines (pas 12 mois)
- Configuration guidée
- Templates prêts à l’emploi
- Formation incluse
Prix transparent et accessible
- À partir de 3€/utilisateur/mois
- Pas de coûts cachés
- Pas de minimum de licences
Souveraineté des données
- Hébergement 🇫🇷 (OVH, Scaleway)
- Conforme RGPD
- Données exportables à tout moment
5. ⚙️ Comparatif détaillé : ServiceNow HRSD vs KLX
| Critère | ServiceNow HRSD 🇺🇸 | KLX ESM 🇫🇷 |
|---|---|---|
| Cible | Grands comptes (5000+ employés) | PME/ETI (50-5000 employés) |
| Prix | 80-150€/user/an + implémentation | À partir de 3€/user/mois |
| Déploiement | 6-18 mois | 2-4 semaines |
| Complexité | Élevée (experts requis) | Faible (no-code) |
| Support | Payant, en anglais | Inclus, en français |
| Hébergement | Cloud US (US ou EU) | Cloud français |
| ROI | 18-24 mois | 3-6 mois |
6. 🎯 Cas d’usage : Onboarding RH
L'onboarding est LE cas d'usage où ServiceNow HRSD est souvent vendu. Comparons :
Avec ServiceNow HRSD
- Achat du module Employee Onboarding (licence supplémentaire)
- Projet d’implémentation de 3-6 mois
- Intégration avec votre SIRH (développement custom)
- Formation des RH sur l’interface admin
- Formation des managers sur les workflows
- Go-live après 6 mois minimum
Coût typique : 150-300k€
Avec KLX ESM
- Activation du template « Onboarding RH »
- Personnalisation des étapes via glisser-déposer
- Configuration des notifications automatiques
- Test avec un vrai onboarding
- Go-live
Durée : 1-2 semaines | Coût : inclus dans l'abonnement
7. 🚀 Conclusion : La voie française du HRSD
ServiceNow HRSD est un excellent produit... pour les entreprises qui peuvent se le permettre. Pour les autres — c'est-à-dire 95% du marché — c'est une usine à gaz coûteuse.
KLX ESM représente cette nouvelle génération d'outils : ➡️ aussi puissant qu'un ServiceNow HRSD, ➡️ aussi intuitif qu'un Freshservice, ➡️ mais 100 % français, 100 % maîtrisé.
GLPI a rendu de fiers services. Gratuit, open source, simple à déployer — c’était le choix évident pour gérer les tickets IT dans beaucoup d’offices HLM. Mais en 2025, ses limites deviennent criantes.
Voici pourquoi de plus en plus d’organismes de logement social migrent vers des solutions ESM, et comment réussir cette transition.
Pourquoi GLPI a fonctionné (un temps)
Rappelons les atouts qui ont fait le succès de GLPI dans le secteur :
- Gratuit — Budget IT serré ? GLPI coche la case
- Open source — Pas de dépendance éditeur
- ITSM standard — Tickets, catégories, SLA, ça marche
- Communauté active — Plugins, forums, entraide
Pour une DSI de 5-10 personnes gérant le support interne, GLPI fait le job. Le problème commence quand on veut aller plus loin.
Les limites de GLPI pour les bailleurs sociaux
🏠 Pas conçu pour les métiers terrain
GLPI gère des tickets IT. Pas des interventions logement avec :
- Localisation (résidence, bâtiment, logement, pièce)
- Photos avant/après
- Affectation à des prestataires externes
- Signature de fin d’intervention
Résultat : On tord GLPI avec des champs personnalisés. Ça marche… mal.
📱 Expérience mobile limitée
Les gardiens sont sur le terrain. L’interface GLPI sur smartphone ? Laborieuse. Pas d’application native, pas de mode hors-ligne, pas de capture photo intégrée.
🔗 Intégrations complexes
Connecter GLPI à votre logiciel patrimoine (IKOS, Prem, Ulis) ? Possible, mais via plugins ou développements spécifiques. Maintenance incertaine.
📊 Reporting basique
Les tableaux de bord GLPI sont… fonctionnels. Pour un reporting digne de ce nom (délais par type, performance prestataires, récurrence par logement), il faut exporter vers Excel.
🔄 Un outil, pas une plateforme
GLPI gère l’IT. Et les demandes RH ? Les bons de commande ? La maintenance bâtiment ? Chaque besoin = un nouvel outil = un nouveau silo.
L’ESM : une autre philosophie
ESM = Enterprise Service Management. L’idée : appliquer les bonnes pratiques ITSM à tous les services de l’organisation.
| GLPI (ITSM) | ESM complet |
|---|---|
| Tickets IT | Demandes multi-métiers |
| Support interne | + Portail locataire |
| Catégories fixes | Workflows configurables |
| Interface web | + Application mobile native |
| Plugins communautaires | Intégrations API natives |
Avec un ESM, vous gérez sur une seule plateforme :
- Les demandes IT (incidents, demandes, changements)
- Les interventions logement (maintenance, travaux)
- Les demandes RH (absences, formations, carrières)
- Les achats (bons de commande, validations)
Le parcours de migration typique
Phase 1 : Audit de l’existant (2 semaines)
- Inventaire des usages GLPI actuels
- Cartographie des processus métiers non couverts
- Identification des intégrations critiques
Phase 2 : Configuration ESM (4-6 semaines)
- Import du référentiel (utilisateurs, logements, prestataires)
- Configuration des formulaires et workflows
- Intégration SI patrimoine
- Paramétrage des tableaux de bord
Phase 3 : Migration des données (2 semaines)
- Historique des tickets (optionnel)
- Base de connaissances
- Modèles de réponse
Phase 4 : Déploiement progressif (4 semaines)
- Pilote sur un secteur ou une direction
- Formation des utilisateurs
- Ajustements selon retours
- Généralisation
Durée totale : 3-4 mois pour une organisation de 50-150 utilisateurs.
Retour d’expérience : OPH de 4 500 logements
Situation initiale :
- GLPI depuis 8 ans (IT uniquement)
- Interventions logement sur Excel + téléphone
- Demandes RH par email
- Aucune vision consolidée
Migration vers KLX ESM :
- 3 mois de projet
- 80 utilisateurs formés
- Intégration IKOS + Sage
Résultats à 6 mois :
- 1 plateforme au lieu de 4 outils
- Délai intervention : -50%
- Satisfaction utilisateurs : 4.2/5
- GLPI conservé pour l’IT historique (en extinction)
« On ne revient pas en arrière. GLPI, c’était bien pour débuter. Mais nos besoins ont évolué, et l’outil doit suivre. »
— DSI, OPH région Centre
Faut-il abandonner GLPI complètement ?
Pas forcément. Plusieurs scénarios existent :
Scénario A : Migration complète
GLPI → ESM pour tout (IT + métiers). Clean, cohérent, mais nécessite de former l’IT à un nouvel outil.
Scénario B : Cohabitation
GLPI reste pour l’IT technique, ESM pour les services métiers. Viable si les périmètres sont clairs.
Scénario C : Extinction progressive
L’ESM absorbe les usages un par un. GLPI s’éteint naturellement sur 12-18 mois.
Notre recommandation : Le scénario C. Moins de disruption, adoption progressive, ROI rapide sur les premiers périmètres.
Ce qu’il faut retenir
| GLPI | ESM (KLX) |
|---|---|
| Gratuit mais limité | 2€/mois/employé tout inclus |
| IT only | Multi-métiers |
| Interface datée | UX moderne + mobile |
| Plugins fragiles | Intégrations natives |
| Communauté | Support 🇫🇷 humain |
Conclusion : GLPI a fait son temps
GLPI reste un excellent outil pour le support IT basique. Mais les bailleurs sociaux ont besoin de plus : portail locataire, interventions terrain, workflows achats, vision consolidée.
L’ESM n’est pas un remplacement de GLPI. C’est une évolution vers une gestion de services unifiée.
➡️ Évaluation gratuite — On analyse votre usage GLPI actuel et on vous montre ce qu’un ESM peut apporter. Sans engagement.
Les processus achats des bailleurs sociaux sont sous pression. Exigences de traçabilité des tutelles, conformité marchés publics, maîtrise des engagements… Et pendant ce temps, les bons de commande circulent encore par email, voire par papier.
Certains ont choisi de changer. Voici ce qu’ils ont appris.
Le constat de départ : des processus à bout de souffle
Dans la majorité des organismes HLM, le processus d’achat ressemble à ça :
- Le demandeur remplit un bon papier (ou un Excel)
- Il l’envoie par email au responsable
- Le responsable valide (ou pas) et transfère au DAF
- Le DAF vérifie le budget et signe (physiquement)
- Le bon part au fournisseur
- Quelqu’un quelque part fait le suivi… peut-être
Les symptômes :
- Validation en 5-10 jours (quand ça ne se perd pas)
- Aucune vision consolidée des engagements
- Stress pré-audit : « on va retrouver tous les bons ? »
- Dérogations fréquentes aux circuits officiels
Pourquoi digitaliser maintenant ?
📋 Exigences réglementaires
La chambre régionale des comptes demande une traçabilité complète. Sans workflow digital, c’est mission impossible.
💰 Maîtrise budgétaire
Comment piloter vos engagements si vous découvrez les commandes à la facture ?
⏱️ Productivité
Vos équipes méritent mieux que de courir après des signatures.
🌍 Télétravail
Le bon papier ne fonctionne plus quand les valideurs sont à distance.
Retour d’expérience : une ESH de 15 000 logements
Contexte :
- 8 000 bons de commande/an
- Montant moyen : 2 500€
- Processus 100% papier/email
- 3 ETP dédiés au suivi administratif
Le projet (4 mois) :
- Cartographie des circuits de validation existants
- Configuration des workflows dans KLX ESM
- Intégration avec Sage (tiers, budgets)
- Formation des 150 utilisateurs
Les résultats à 6 mois :
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Délai validation moyen | 7 jours | 1,5 jour |
| Bons perdus/mois | ~15 | 0 |
| Temps admin/commande | 25 min | 8 min |
| Conformité audit | Partielle | 100% |
« Le plus gros gain, c’est la sérénité. Quand l’audit arrive, on exporte l’historique en 2 clics. Plus de nuits blanches à chercher les justificatifs. »
— Directeur Administratif et Financier
Les clés du succès
✅ Impliquer les opérationnels
Les règles de validation doivent refléter la réalité terrain, pas l’organigramme théorique. Écoutez ceux qui font.
✅ Commencer simple
Ne cherchez pas à tout digitaliser d’un coup. Un type de commande, un circuit, on valide, on étend.
✅ Automatiser les contrôles
Budget disponible ? Marché valide ? Montant dans les seuils ? L’outil vérifie, l’humain décide.
✅ Former, accompagner, itérer
La conduite du changement fait 60% du succès. Prévoyez du temps.
Les pièges classiques
❌ Reproduire le papier à l’identique
Digitaliser, c’est l’occasion de simplifier. 5 niveaux de validation pour une commande à 200€ ? Vraiment ?
❌ Oublier l’intégration comptable
Sans lien avec l’ERP, vous créez un nouveau silo. Les engagements doivent remonter automatiquement.
❌ Sous-dimensionner le support
Les premiers mois, les utilisateurs auront des questions. Prévoyez des référents formés.
Quel outil choisir ?
| Critère | Solution générique | ERP lourd | ESM métier (KLX) |
|---|---|---|---|
| Délai déploiement | Variable | 12-24 mois | 2-4 mois |
| Coût | Moyen | Très élevé | 2€/mois/employé |
| Adaptation métier | Faible | Moyenne | Forte |
| Autonomie config | Faible | Nulle | Totale |
| Intégration SI | Variable | Native | API ouvertes |
Conclusion : le ROI est immédiat
La digitalisation des achats n’est pas un projet IT. C’est un projet d’efficacité opérationnelle avec des gains mesurables dès les premiers mois.
Délais réduits. Traçabilité garantie. Équipes libérées.
➡️ Atelier découverte — On configure un workflow sur votre cas réel en 1 heure. Gratuit.
En 2025, la gestion des interventions reste le talon d’Achille de nombreux bailleurs sociaux. Entre les demandes locataires qui se perdent, les prestataires qui n’ont pas l’information, et les équipes terrain qui jonglent avec le papier, le constat est sans appel : il est temps de changer.
Bonne nouvelle : certains ont déjà franchi le pas. Voici ce qui fonctionne.
Le point de départ : un système fragmenté
Avant toute transformation, le diagnostic est souvent le même :
- Demandes locataires : téléphone, courrier, accueil physique, email — chaque canal vit sa vie
- Affectation : le responsable de secteur dispatch à la main, souvent par téléphone
- Suivi : Excel, cahier, mémoire — « je crois que c’est en cours »
- Reporting : manuel, chronophage, approximatif
Résultat : délais longs, locataires insatisfaits, équipes épuisées, aucune visibilité pour la direction.
Les 3 leviers de la modernisation
1️⃣ Centraliser les demandes
Le principe : Un point d’entrée unique, quel que soit le canal.
Les bailleurs qui réussissent leur transformation mettent en place un portail locataire multicanal :
- Formulaire web accessible 24h/24
- Application mobile
- Intégration téléphonie (le conseiller saisit directement)
- Email transformé en ticket
Le gain : Aucune demande ne se perd. Chaque intervention est tracée dès l’origine.
2️⃣ Automatiser l’affectation
Le principe : Les règles métier pilotent l’affectation, pas les emails.
Exemples de règles configurables :
- Fuite → Prestataire plomberie du marché en cours
- Parties communes → Gardien de la résidence
- Urgence sécurité → Astreinte + notification direction
Le gain : Réactivité accrue, charge administrative réduite, affectation cohérente.
3️⃣ Piloter en temps réel
Le principe : Des tableaux de bord qui montrent la réalité terrain.
Les indicateurs clés :
- Délai moyen de prise en charge par type
- Taux de résolution au premier passage
- Interventions récurrentes par logement
- Performance prestataires
Le gain : Décisions éclairées, détection des anomalies, amélioration continue.
Retour terrain : un OPH de 6 000 logements
Situation initiale :
- 4 000 interventions/an
- Délai moyen : 8 jours
- Aucun suivi locataire
- GLPI utilisé uniquement pour l’IT
Transformation (6 mois) :
- Déploiement KLX ESM avec portail locataire
- Formation gardiens et gestionnaires
- Intégration avec le logiciel patrimoine (IKOS)
Résultats à 1 an :
- Délai moyen : 3 jours (-60%)
- Satisfaction locataires : +25 points NPS
- Charge administrative : -30%
« Le plus gros changement, c’est la visibilité. Avant, on découvrait les problèmes quand les locataires appelaient en colère. Maintenant, on les anticipe. »
— Directrice de la Gestion Locative
Les pièges à éviter
❌ Choisir un outil IT pour un besoin métier
GLPI, Jira, ServiceNow… Ces outils sont conçus pour l’IT. Ils peuvent être adaptés, mais à quel coût ? Un ESM pensé pour le métier bailleur fait gagner des mois.
❌ Négliger l’adoption terrain
La meilleure plateforme du monde échoue si les gardiens ne l’utilisent pas. Formation, accompagnement, écoute des retours : c’est 50% du succès.
❌ Sous-estimer l’intégration SI
Votre logiciel patrimoine contient la référence des logements. Sans intégration, c’est la ressaisie garantie.
Ce qui fait la différence en 2025
| Critère | Ancien monde | Nouveau monde |
|---|---|---|
| Canal demande | Multi-fragmenté | Unifié |
| Affectation | Manuelle | Automatisée |
| Suivi locataire | Inexistant | Temps réel |
| Pilotage | Mensuel/approximatif | Temps réel/précis |
| Outil | GMAO lourde ou Excel | ESM agile |
Conclusion : le bon moment, c’est maintenant
Les bailleurs qui investissent aujourd’hui dans leur gestion des interventions prennent de l’avance. Locataires mieux servis, équipes moins stressées, patrimoine mieux entretenu.
La question n’est plus « faut-il moderniser ? » — c’est « avec qui et comment ? »
➡️ Diagnostic gratuit — On analyse votre processus actuel et on vous montre ce qui est possible. 30 minutes, sans engagement.